~Mötesdesign~

Galenskap är att göra samma sak om och om igen och vänta sig olika resultat

Albert Einstein

Ja är det inte just så! Att vi kan göra samma saker om och om igen och förvänta oss att resultatet ska bli annorlunda? Vi behöver ibland prova nya saker och olika vägar för att komma framåt, utveckla och göra saker mer effektivt och bättre. Göra en out of ”the loop” ett uttryck som jag tidigare i veckan hörde för att bli mer kreativ. Det innebär att vi behöver bryta mönster och invanda vanor tex genom att ta en ny väg till arbetet, eller varför inte ta cykeln eller gå om du brukar ta bilen? För att skapa utrymme för nya tankar och infallsvinklar.

I detta blogginlägg tänkte jag skriva och dela mina tankar kring mötes struktur. Vilka delar behövs i ett möte för att det ska upplevas som ett bra möte? Jag tänker mötesdesign.

Du har säkert suttit på ett möte där känslan efter mötet är yes! Det här gav mig verkligen något! Eller så har du känt efter ett möte å nej varför var jag på det här mötet? Det gav absolut ingenting.

Ett bra möte enligt mig är när det finns en struktur dvs att det finns en tydlig agenda, ett syfte som är klart och tydligt. Mötesagendan tydliggör med punkter vad mötet ska innehålla samt en mötesledare med kunskap om grupprocesser och retorik.

Att vara förberedd innan ett möte är bra. Ges det ut material att läsa innan ett möte har oftast ingen läst utan då är det bättre att starta mötet med att läsa igenom det som är av vikt för mötet under tiden. Då är alla uppdaterade samtidigt.

Är agendan lång? Lägg in en ”titta i telefonen” -punkt. På så vis vet en som deltagare att det kommer en tid att se och svara på det mest akuta.

Något jag tänker på är hur engagerad mötesledaren är. Använder personen flera uttrycksätt? Tex skriver på en tavla, använder sig av visuellt stöd i form av en PowerPoint. Varierar mellan att stå och sitta. Uppmärksammar deltagarna om de vill uttrycka något. Kanske behövs även här en struktur för att inte alla ska prata i munnen på varandra, avbryter varandra osv utan tryggt kan lyssna och veta att alla som vill kan få komma till tals. En klassisk runda kan vara ett sätt. Där en går laget runt en viss tid så att alla kan få chansen att säga sin åsikt eller metoden ”vattentrappan” där två och två startar med att prata med varandra för att sedan låta samtalet gå vidare till nästa par.

Tips till dig om du vill få andra att lyssna på dig så är det viktigt att vara medveten om att kommunikation inte enbart är vad du säger verbalt – utan även hur du säger det med hjälp av ditt röstläge din mimik och ditt kroppsspråk. Visste du att den som upplevs som den tryggast i rummet är också den som får mandatet att leda och som kommer att bli lyssnad på av deltagarna.

Längden på möten kan vara olika. En tumregel kan vara att om det längre än 60 minuter så krävs en paus. Har du ett avstämningsmöte räcker tiden, 30 minuter. Personligen gillar jag möten som startar med något positivt och möten som håller tiden. Det är respekt för alla som deltar och för vår tid.

Att avsluta ett möte på ett bra sätt är också viktigt. Hur sammanfattas mötet och vad blir nästa steg. Planera nytt görande tills nästa gång vi ses är också att föredra.

Möten ska ge något, det ska bli något och inte bara förmedlas information, det har vi andra kanaler för.

Tankar kring digitala möten eller hybridmöten får sparas till ett eget inlägg då det skiljer sig från fysiska möten.

Vad får du för tankar utifrån mötesdesign? Mejla mig gärna!

/Johanna Wahlgren, specialpedagog