Digitala överlämningar ger elever en tryggare skolstart

Hur kan en elev få en tryggare start på gymnasiet samtidigt som skolans personal får mindre administration? Genom att digitalisera och samordna de pedagogiska överlämningarna har Karlstad kommun tagit fram ett nytt arbetssätt som nu kan användas av kommuner och fristående huvudmän i hela Värmland.

När en elev byter skola är det viktigt att rätt information följer med. Vilka anpassningar har fungerat? Behöver eleven särskilt stöd? Och vad behöver den nya skolan veta för att kunna ge eleven rätt förutsättningar? Tidigare kunde hanteringen av den här informationen se olika ut och kräva mycket manuellt arbete. Nu finns en gemensam digital process som minskar administrationen och risken för att information försvinner. Det frigör tid för lärare, studie- och yrkesvägledare och elevhälsa att fokusera på eleverna.

– Vårt mål har varit att göra övergången så bra som möjligt för eleven. När den nya skolan får rätt information i tid kan stöd förberedas så tidigt som möjligt. Det säger Christine Andersson vid gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningen och Anna-Karin Walkert vid barn- och ungdomsförvaltningen som står bakom arbetet.

Enklare för skolorna

Varje år hanteras omkring 650-700 pedagogiska överlämningar och ämnesbedömningar. Processen omfattar elever som går från grundskolan eller introduktionsprogrammet till gymnasieskolan eller den anpassade gymnasieskolan.

Med hjälp av det digitala systemet Prorenata har Karlstad byggt upp en gemensam plattform för pedagogiska överlämningar. Det handlar inte bara om att digitalisera dokument. Minst lika viktigt har varit att skapa gemensamma rutiner och tydliga ansvarsområden.

Överlämningarna hanteras i ett säkert system där bara de yrkespersoner som ska ta del av informationen får tillgång till den. Dokumenten finns kvar i systemet och kan hittas även om eleven byter skola eller program. Behövs mer information går det enkelt att komplettera överlämningen, även flera gånger.

-Digitaliseringen har gett oss möjlighet att skapa en tydligare struktur. Alla vet vad som ska göras, vem som ansvarar för vad och hur informationen ska hanteras.

Ett gemensamt arbetssätt i Värmland

Arbetet omfattar nu alla 16 kommuner i Värmland och även fristående skolor. Det gör att elever kan få en mer likvärdig övergång, oavsett vilken kommun eller skola de kommer från. Det gemensamma arbetssättet gör det lättare att säkerställa att viktig information följer med eleven och finns tillgänglig när den behövs.

Karlstads arbete visar hur digitalisering, gemensamma rutiner och samarbete mellan förvaltningar kan bidra till både effektivare administration och bättre förutsättningar för eleverna. Målet är att rätt information ska nå rätt person i rätt tid – så att varje elev får en så trygg och bra start i gymnasiet som möjligt.

– Vi har hela tiden haft elevens bästa i fokus. Målet är att den mottagande skolan ska få rätt information i rätt tid och kunna förbereda det stöd eleven behöver så tidigt som möjligt inför- eller vid skolstarten skolstarten, säger de.

Mindre administration och säkrare informationsöverföring

Alla grundskolor har samma möjlighet att lämna in informationen digitalt. De behöver inte längre skicka dokument med post eller resa till Karlstad för att lämna dem personligen. Informationen når mottagaren direkt när den skickats in. Om ytterligare information behöver lämnas går det också att komplettera en överlämning, utan begränsning av hur många gånger det kan göras.

Informationen blir tillgänglig för mottagaren direkt när den har skickats in, och eventuella kompletteringar kan göras snabbt.

Det minskar både den administrativa arbetsbördan och risken för att viktig information tappas bort eller inte når fram. Framför allt ökar möjligheten att den mottagande skolan har kunskap om elevens behov när det är dags för skolstart.

När överlämningarna fungerar bättre får också lärare, studie- och yrkesvägledare och elevhälsans personal bättre förutsättningar att lägga sin tid på eleverna i stället för på manuell hantering och efterfrågningar av dokument.

Årets nytänkare

Projektet har tilldelats priset Årets nytänkare. Priset speglar sannolikt hur projektet lyckats förena digital utveckling, ökad rättssäkerhet och verksamhetsnytta. Genom ett nära samarbete mellan två förvaltningar har man skapat en hållbar lösning som inte enbart drivits av förenkling för den egna organisationen, utan av ambitionen att kvalitetssäkra verksamheten och ge alla barn och unga bästa möjliga förutsättningar att nå sin fulla potential.

Kina Nilsson, Karlstads universitet